Actividad administrativa y ofimática
Access 365
Principales funciones y utilidades. Tablas. Consultas. Formularios. Informes. Relaciones. Importación, vinculación y exportación de datos.
Fichas de estudio
Objetos de una base de datos de Access
Tablas
- Datos en filas (registros) y columnas (campos); cada campo con un tipo de datos.
- Organizar los datos en tablas sin redundancias: normalización.
- Vista Diseño: estructura de la tabla (tipos de datos, máscaras, campos de búsqueda).
- Una base de datos guarda tablas, formularios, informes, macros y módulos en un solo archivo.
Otros objetos
- Consultas: recuperar, filtrar, calcular y actualizar datos.
- Formularios: interfaz para ver, escribir y editar datos, un registro a la vez.
- Informes: dar formato, resumir y presentar (normalmente imprimir) datos.
- Macros: acciones sin programar · Módulos: código en VBA.
Relaciones y consultas
Relaciones
- Tipos: uno a varios, varios a varios (con tabla de unión) y uno a uno.
- Clave principal (identificador único) en una tabla y clave externa en la otra.
- Integridad referencial: evita registros huérfanos; opciones de eliminar en cascada.
- Ventana Relaciones: pestaña Herramientas de base de datos > Relaciones; con integridad, línea con 1 y ∞.
Consultas
- De selección (recuperar o calcular) y de acción (crear tabla, datos anexados, actualización, eliminación).
- De parámetros: piden un valor al ejecutarse ([¿Qué ciudad?]).
- De totales (agrupar y resumir) y de tabla de referencias cruzadas.
- Las consultas de acción no se pueden deshacer.
Formularios, informes e intercambio de datos
Formularios
- Crear > Formulario: todos los campos, en vista Presentación.
- Formulario dividido: vista Formulario + vista Hoja de datos sincronizadas.
- Varios elementos, Asistente para formularios, Formulario en blanco.
- Vista Presentación (con datos) y vista Diseño (sin datos; encabezado, detalle y pie).
Informes
- Herramientas en Crear > Informes: Informe, Diseño de informe, Informe en blanco, Asistente para informes, Etiquetas.
- Secciones: encabezado del informe, encabezado de página, encabezado de grupo, detalle, pie de grupo, pie de página y pie del informe.
Importar, vincular y exportar
- Importar: crea una copia de los datos en una tabla, sin alterar el origen.
- Vincular: crea una tabla vinculada; los cambios del origen se reflejan, pero en Access es de solo lectura (con Excel).
- Máximo 255 campos por tabla; importar Excel hoja a hoja.
- Pestaña Datos externos, grupo Importar y vincular.
67 preguntas para practicar en el test de este tema.