Parte especial · Informática básica y ofimática

Comunicación y colaboración: Outlook, calendario y Teams

Outlook: mensajes, adjuntos, firma; calendario; chat y llamadas básicas en Teams; compartir archivos desde OneDrive/Teams.

Fichas de estudio

Destinatarios en Para, CC y CCO; varios separados por punto y coma.
Al escribir, Outlook sugiere nombres a los que ya se ha escrito.
Pulsando Para, CC o CCO se elige de la Libreta de direcciones.
Insertar > Adjuntar archivo; también Elemento de Outlook (correos, tareas, contactos, citas).

Los destinatarios en CCO reciben copia sin que su nombre sea visible para los demás.
Outlook clásico: Opciones > CCO (ventana nueva) o CCO en la cinta (panel de lectura); queda activado hasta que se desactive.
Solo el remitente ve los CCO, en Elementos enviados.

Responder: solo al remitente · Responder a todos: remitente y líneas Para y CC · Reenviar: a nuevos destinatarios.
Asunto: RE: en respuestas y FW: en reenvíos.
Al responder no se incluyen los datos adjuntos; al reenviar sí.
Reenviar como datos adjuntos.

Acciones automáticas sobre el correo entrante: mover, marcar, cambiar importancia, eliminar.
Cada regla: nombre, condición y acción (y excepciones opcionales).
Clásico: clic derecho en un mensaje > Reglas > Crear regla; Archivo > Administrar reglas y alertas.
Detener el procesamiento de más reglas; las reglas se aplican por orden.
Reenviar: aparece reenviado por usted · Redirigir: parece venir del remitente original.

Se pueden configurar varias firmas (internas y externas, personales y de empresa) y elegir si se incluyen automáticamente en mensajes nuevos, respuestas y reenvíos. La firma puede incluir texto, vínculos e imágenes.
Nuevo Outlook: Configuración > Firmas de cuentas > Agregar firma > nombre distinto > escribir y dar formato > Guardar. Al redactar: pestaña Mensaje > grupo Insertar > Firma.
Outlook clásico: en un mensaje nuevo, menú Mensaje > Firma > Firmas…, y elegir cuenta de correo.

Una cita es una actividad del calendario que no implica invitar a otras personas ni reservar recursos; se convierte en reunión invitando a asistentes. En la carpeta Calendario: Nueva cita o Ctrl+N (en otra carpeta, Ctrl+Mayús+A).
Datos: asunto, ubicación, hora de inicio y fin. Se guarda con Guardar y cerrar.
Mostrar como: Libre, Trabajando en otro lugar, Provisional, Ocupado o Fuera de la oficina. Periodicidad: diaria, semanal, mensual o anual. Aviso predeterminado: 15 minutos antes.
Reunión: se agregan personas en Para, asunto, ubicación, horas (o Asistente para programación), opcionalmente Reunión de Teams, y se pulsa Enviar. En Outlook, Ctrl+Mayús+Q abre una convocatoria de reunión en blanco.
Los invitados reciben la convocatoria en la bandeja de entrada y pueden aceptar, aceptar provisionalmente o rechazar.

Una @mención llama la atención de alguien en un chat o conversación de canal: se escribe @ seguido del nombre y se elige en el menú. El destinatario recibe una notificación que lo lleva al punto de la conversación.
@nombre del equipo: notifica a todos los miembros del equipo. @nombre del canal: a todos los del canal. En un chat, @everyone notifica a todos los participantes (el propietario del equipo debe habilitar estas funciones).

En Llamadas, el teclado de marcado permite llamar escribiendo un número o el nombre de un contacto; las llamadas grupales se hacen añadiendo varios nombres o números.
El historial de llamadas muestra llamadas pasadas y perdidas; se puede devolver una llamada perdida desde Más acciones. También hay marcación rápida, contactos, grupos de contactos y correo de voz. Desde un chat, botones de llamada de audio y de videollamada.

Los equipos se componen de canales: conversaciones sobre un tema, departamento o proyecto. Tipos: estándar (abierto a todos los miembros), privado (solo propietarios o miembros del canal) y compartido (abierto a personas ajenas al equipo u organización; solo los propietarios del equipo pueden crearlos).
No se puede cambiar un canal compartido a estándar o privado. Un canal privado puede tener hasta 250 miembros.

En el cuadro de redacción: Acciones y aplicaciones > Adjuntar archivo; también se puede arrastrar un archivo al mensaje. Desde OneDrive en Teams: icono Compartir, Copiar vínculo o Configuración de uso compartido (permisos: puede editar, puede revisar, puede ver, no se puede descargar).
Cada canal y chat tiene una pestaña Compartido con los archivos y vínculos compartidos. Cada canal tiene su biblioteca de documentos de SharePoint. En OneDrive de Teams: Reciente, Mis archivos, Compartido, Favoritos y Papelera de reciclaje.

75 preguntas para practicar en el test de este tema.