Parte especial · Informática básica y ofimática
Correo electrónico Outlook de Microsoft 365
Correo electrónico Outlook de Microsoft 365: Conceptos elementales y funcionamiento. El entorno de trabajo. Redactar, enviar, recibir, responder y reenviar mensajes. Búsqueda de mensajes. Reglas de recepción de mensajes. Libretas de direcciones. Carpetas de trabajo. Calendario de trabajo.
Fichas de estudio
Crear y enviar mensajes
Redactar
- Destinatarios en Para, CC y CCO; varios separados por punto y coma.
- Al escribir, Outlook sugiere nombres a los que ya se ha escrito.
- Pulsando Para, CC o CCO se elige de la Libreta de direcciones.
- Insertar > Adjuntar archivo; también Elemento de Outlook (correos, tareas, contactos, citas).
Campo CCO
- Los destinatarios en CCO reciben copia sin que su nombre sea visible para los demás.
- Outlook clásico: Opciones > CCO (ventana nueva) o CCO en la cinta (panel de lectura); queda activado hasta que se desactive.
- Solo el remitente ve los CCO, en Elementos enviados.
Responder, reenviar y reglas
Responder y reenviar
- Responder: solo al remitente · Responder a todos: remitente y líneas Para y CC · Reenviar: a nuevos destinatarios.
- Asunto: RE: en respuestas y FW: en reenvíos.
- Al responder no se incluyen los datos adjuntos; al reenviar sí.
- Reenviar como datos adjuntos.
Reglas
- Acciones automáticas sobre el correo entrante: mover, marcar, cambiar importancia, eliminar.
- Cada regla: nombre, condición y acción (y excepciones opcionales).
- Clásico: clic derecho en un mensaje > Reglas > Crear regla; Archivo > Administrar reglas y alertas.
- Detener el procesamiento de más reglas; las reglas se aplican por orden.
- Reenviar: aparece reenviado por usted · Redirigir: parece venir del remitente original.
Contactos y ausencias
Grupos y listas de contactos
- Lista de contactos (nuevo Outlook) = grupo de contactos (clásico): contactos para enviar correos a un grupo.
- Clásico: Personas > Nuevo grupo de contactos > Agregar miembros > Guardar y cerrar.
- Al eliminar la lista no se eliminan los contactos.
Respuestas automáticas
- Archivo > Respuestas automáticas > Enviar respuestas automáticas.
- Enviar solo durante este intervalo de tiempo; mensaje distinto para fuera de mi organización.
Libreta de direcciones
- Lista global de direcciones (LGD): requiere Exchange; todos los miembros de la organización; la mantiene el administrador.
- Libreta de direcciones de Outlook: sin Exchange; contactos de la carpeta Contactos.
- Herramientas > Opciones > Mostrar primero esta lista de direcciones.
Entrega y seguimiento
- Clásico: Opciones de entrega > No entregar antes de → espera en la Bandeja de salida (Outlook en línea); por regla, hasta 120 minutos.
- Nuevo Outlook: Programar envío → espera en Borrador.
- Opciones > Seguimiento: confirmación de entrega (llega al buzón) o de lectura (se abre); no se puede obligar a enviarla.
Crear y enviar mensajes
Redactar
- Destinatarios en Para, CC y CCO; varios separados por punto y coma.
- Al escribir, Outlook sugiere nombres a los que ya se ha escrito.
- Pulsando Para, CC o CCO se elige de la Libreta de direcciones.
- Insertar > Adjuntar archivo; también Elemento de Outlook (correos, tareas, contactos, citas).
Campo CCO
- Los destinatarios en CCO reciben copia sin que su nombre sea visible para los demás.
- Outlook clásico: Opciones > CCO (ventana nueva) o CCO en la cinta (panel de lectura); queda activado hasta que se desactive.
- Solo el remitente ve los CCO, en Elementos enviados.
Firma y calendario en Outlook
Firma de correo
- Se pueden configurar varias firmas (internas y externas, personales y de empresa) y elegir si se incluyen automáticamente en mensajes nuevos, respuestas y reenvíos. La firma puede incluir texto, vínculos e imágenes.
- Nuevo Outlook: Configuración > Firmas de cuentas > Agregar firma > nombre distinto > escribir y dar formato > Guardar. Al redactar: pestaña Mensaje > grupo Insertar > Firma.
- Outlook clásico: en un mensaje nuevo, menú Mensaje > Firma > Firmas…, y elegir cuenta de correo.
Citas y reuniones
- Una cita es una actividad del calendario que no implica invitar a otras personas ni reservar recursos; se convierte en reunión invitando a asistentes. En la carpeta Calendario: Nueva cita o Ctrl+N (en otra carpeta, Ctrl+Mayús+A).
- Datos: asunto, ubicación, hora de inicio y fin. Se guarda con Guardar y cerrar.
- Mostrar como: Libre, Trabajando en otro lugar, Provisional, Ocupado o Fuera de la oficina. Periodicidad: diaria, semanal, mensual o anual. Aviso predeterminado: 15 minutos antes.
- Reunión: se agregan personas en Para, asunto, ubicación, horas (o Asistente para programación), opcionalmente Reunión de Teams, y se pulsa Enviar. En Outlook, Ctrl+Mayús+Q abre una convocatoria de reunión en blanco.
- Los invitados reciben la convocatoria en la bandeja de entrada y pueden aceptar, aceptar provisionalmente o rechazar.
93 preguntas para practicar en el test de este tema.